通話録音で業務改善。電話応対への責任感が向上

事業内容

御社のアピールポイント

マンションの清掃業務を40年以上続けています。

国家資格のビルクリーニング技能士をもっている作業員が、日常的なマンションの清掃から、高圧洗浄機等の特別な機材を使った清掃まで、広く行います。清掃部隊とは別に、品質管理部が定期的な巡回を行い、高品質な仕上がりを担保しています。

また、清掃の他にもコンクリートのトータルメンテナンスも行っています。コンクリート面の再施工には高額なコストがかかりますが、ダイヤモンド研磨を実施し、表面強化剤を塗布することにより低コストで美観回復と表面保護効果を実感していただけます。

通話録音検討のきっかけ

現場クルーからの報告・連絡・依頼事項を担当者の電話で直接やりとりしています。
ただ、急ぎの連絡や、休み連絡などは事務所の電話で受けることもあり、稀に言った言わないの水掛け論になることがありました。
解決のためには、通話記録を残しておく必要があると思い通話録音システムを検討していました。

通話録音システム選定

電話機1台1台に取り付ける物は管理が煩雑になるので、サーバータイプで回線録りが良いと思っていました。
HPでFlexLogを見つけ、既設の通信回線に対応していること、機能が要望と近かったこと、簡単なシステムで
わかりやすかったため、あまり他社製品を検討することなく評価機の申し込みを行いました。
実機はとても小さく、サーバーラックのスペースが限られているので助かりました。

導入後の構成図

FlexLogを使用してみて

FlexLogは、録音の音声品質が良く聞き取りやすく、管理画面もわかりやすいので使いやすいシステムです。

導入してから、さっそく電話対応のトラブルで役に立ちました。
クルーの休み連絡を受けたら日程表に転記するのですが、転記されていない日にクルーがお休みを取ってしまって業務に支障が出てしまいました。 今まではこうした事例で電話連絡のミスなのか、転記ミスなのかわかりませんでしたが、録音を確認してみると電話連絡の通話が残っており、転記ミスだったことがわかりました。

録音がなければ誰が原因か、どうしてミスが起こったのかわかりませんでしたが、こうして原因を把握できることで再発防止案を考えることができました。

通話録音を行うことで、一人一人の通話に対する責任感が強くなったように思います。
確実な電話応対の品質向上に役立てられていると感じます。