会議が終わった後に
「で、結局何が決まったんだっけ？」
と感じたことはありませんか？

ビジネスシーンでの会議や電話では、多くの情報が飛び交います。話している間は理解しているつもりでも、いざ振り返ると「何を決めたのか」「次に何をすればいいのか」がぼんやりしてしまうことも。

特に、仕事のスピードが求められる現代では、要点を素早く整理し、分かりやすく伝えるスキルが必須になっています。
このスキルが求められる場面は、会議の議事録作成、上司への報告、クライアントとの商談後のまとめなど、実にさまざまです。

要点を押さえた要約ができれば、仕事の効率が上がるだけでなく「話が分かりやすい人」として信頼を得ることもできます。

また、最近では通話録音や音声テキスト化サービスを活用し、会話の内容をデジタルデータとして保存する企業も増えています。こうしたツールをうまく使うことで、聞き漏らしを防ぎ、効率よく正確な要約も可能となりました。

そこでこの記事では、
・文章を要約する基本テクニック
・実際のビジネスシーンで使える要約のコツ
・AIを活用した要約の効率化
といった内容について詳しく解説していきます。実践的なスキルを身につけ、日々の業務に役立てていきましょう。

要約とは、単に文章を短くすることではなく「重要な情報だけを抜き出して、分かりやすく整理すること」を指します。
ビジネスシーンでは、一つの会議や電話で大量の情報がやり取りされます。すべての内容を記録するのは現実的ではなく、重要なポイントだけを効率よくまとめることが求められます。

例えば、1時間の会議を振り返る際に、
・「決定事項」
・「議論の要点」
・「次に取るべき行動」
だけを整理すれば、時間をかけずに内容を把握できますよね。逆に情報がまとまっていないと、後から何度も議事録を読み返す羽目になり、時間を浪費してしまいます。

実際に適切な要約スキルが活きるのは、どのような場面なのでしょうか？具体的なシーンごとに見ていきましょう。

会議の議事録作成

会議では様々な意見が飛び交いますが、すべてを記録するわけにはいきません。
重要なのは
・何が話し合われたのか？
・何が決まったのか？
・次に何をすべきなのか？
を明確に整理することです。

上司やチームへの報告

上司は細かい話を聞く時間がないため、ポイントを押さえた簡潔な報告が求められます。例えば「クライアントとの商談で何が決まったのか？」という質問に対し「A社との契約が確定し、来月からの導入が決まりました」と伝えれば、すぐに理解できます。

クライアントへの説明

商談や交渉の際、相手に情報をわかりやすく伝えるためには、無駄のない要約が必須です。特に、メールや資料作成の場面では、情報を整理し、見やすくまとめることが求められます。

ここでは、文章を要約する際に役立つ基本的なテクニックを解説していきます。

「結論」を意識する

要約の基本は「結論を先に伝える」ことです。
例えば「新商品のターゲット層について話し合い、20～30代の女性をメインターゲットに決定しました」という文章を要約すると…

「新商品のターゲットは20～30代の女性に決定

このように、結論を前に持ってくるだけで、パッと見て分かりやすくなります。

要約では、文章の中で特に重要な「キーワード」を見極めることが重要です。

例えば、
「今後の市場動向を考慮し、販売戦略を柔軟に変更する必要がある。」

この文章の中で重要なのは「市場動向」「販売戦略」「変更」。

要約すると…
「市場動向を踏まえ、販売戦略を変更。」

要約をする際、曖昧な表現を避け、具体的に書くことが重要です。

例えば「できるだけ早く対応する」と言うよりも、
「明日までに対応する」
のように、具体的な期日を入れると誤解を防ぐことができます。

会議や電話の要約は、単に「話された内容を短くする」だけではなく「伝えるべき情報を整理し、必要な人に分かりやすく伝える」ことがポイントです。
そのためには、リアルタイムでの記録の工夫や、ツールの活用が欠かせません。

ここでは「実践的な要約の方法」について、具体的なビジネスシーンを交えながら解説していきます。

音声テキスト化ツールを活用する

近年、音声テキスト化ツールの精度が飛躍的に向上しています。これを活用すれば、会議や電話の内容をリアルタイムで文字起こしし、後から必要な部分をピックアップして要約できます。

たとえば、以下のようなものがあります。

・Notta（日本語対応のリアルタイム文字起こしツール）
・Otter.ai（英語の会議向け自動文字起こしツール）

こうしたツールを使うことで、聞き漏らしを防ぎ、より正確に要約できるようになります。

電話を自動で録音し、音声テキスト化してAI要約ができる「FlexVNote」の詳細はこちら
https://www.optsp.co.jp/product/flexvnote

【実際のビジネスシーンでの活用例①
販売戦略会議にて】

あなたがマーケティング担当で、新商品の販促戦略を決める会議に参加したとします。
通常、会議の中では多くの意見が交わされ、時には話が脱線することもあります。

例えば「ターゲット層を20代に絞るべきか」「30代まで広げるべきか」「SNS広告の費用対効果はどうか」など、さまざまな角度から議論されるでしょう。

しかし、上司への報告では「何が決定したのか」「次に何をすべきなのか」が求められます。そこで、音声テキスト化ツールを使い、会議全体の内容を自動でテキスト化しておけば、後から必要な部分を簡単に抽出できます。

例えば、会議後にNotta（音声テキスト化ツール）を見返し、重要なポイントだけを整理すれば、次のような要約ができます。

目的：
新商品のターゲット層と販促戦略の決定

議論のポイント： 　
-20代に絞るか、30代まで広げるか議論
-SNS広告の費用対効果について検討

決定事項： 　
-ターゲット層は20～30代の女性に設定
-SNS広告をメインに活用し、来月のキャンペーンからテスト運用

このように、音声テキスト化ツールを使えば「何を話したか」だけでなく「何が決まったか」を瞬時に整理できるようになります。

【実際のビジネスシーンでの活用例②
クライアントとの商談】

あなたが営業担当者として、クライアントと打ち合わせをしたとします。
このとき、商談の流れやクライアントの要望をしっかり記録しつつ、要点を簡潔にまとめることが重要です。

商談後に、上司から「クライアントは何を求めていた？」と聞かれた際に、「いろいろな話をしましたが、AプランとBプランを比較検討し、コストと導入効果を見極めた上で決定する予定です」と答えられれば、シンプルで分かりやすい報告になります。

さらに、音声テキスト化ツールを活用すれば、
・クライアントが何に興味を持っていたのか
・どんな懸念点があったのか
・どのプランを検討しているのか
といったポイントを後から振り返りやすくなり、次のアクションにつなげやすくなります。

効果的なメモの取り方

会議や電話の内容をリアルタイムで要約するためには、メモの取り方にも工夫が必要です。メモが整理されていないと、後で見返したときに「何を話していたのか分からない…」という事態になりかねません。

【実際のビジネスシーンでの活用例】

プロジェクトの進捗を確認する会議では、各担当者が異なる視点で報告を行います。
例えば、
・エンジニア：「開発は順調ですが、一部機能の仕様変更が必要です」
・デザイナー：「デザインはほぼ完了し、最終調整中です」
・マーケティング：「ローンチ前にSNS広告を実施予定です」

このとき、すべての発言をメモしようとすると、後から整理が大変になります。
そこで、話の流れを要約しながらメモを取ることが重要になります。

例えば、次のようなメモを取ることで、後から分かりやすい要約ができます。
・開発：仕様変更が必要（担当：エンジニアチーム）
・デザイン：最終調整中（担当：デザインチーム）
・マーケティング：SNS広告を来月開始（担当：マーケティング部）

このように、要点だけをピックアップし、シンプルなメモを作成することで、後からの整理が楽になります。

要約フォーマットを活用する

要約の質を向上させるには、一定のフォーマットに沿って整理するのが効果的です。特に、「決定事項」「次のアクション」を明確にすることで、情報の共有がスムーズになります。

【実際のビジネスシーンでの活用例】

例えば、チーム内でプロジェクトの進捗を共有する場合、以下のようなフォーマットを使うと分かりやすくなります。

プロジェクト進捗報告（〇月〇日）
目的：ローンチに向けた進捗確認
決定事項： 　- 仕様変更の対応期限を今月末に設定
　- SNS広告の開始日を〇月〇日に決定
次のアクション： 　- エンジニアチームが仕様変更の対応（担当：Aさん）
　- マーケティングチームがSNS広告の詳細を詰める（担当：Bさん）

このように、フォーマットを活用すれば、情報が整理され、誰が何をすべきかが明確になります。

要約の技術を向上させるには、ただ短くするだけでなく、「正確に」「分かりやすく」まとめることが重要です。
特に、聞き手が求めている情報を的確に伝えられているかを意識することが、質の高い要約につながります。

「5W1H」を意識して、情報の抜け漏れを防ぐ

要約をする際に、「5W1H」（Who・What・When・Where・Why・How）の視点を取り入れると、重要なポイントを整理しやすくなります。
これを意識すると、話の流れをコンパクトにまとめつつ、必要な情報が抜け落ちることを防げます。

【実際のビジネスシーンでの活用例】

たとえば、新規事業の企画会議の要約を作成するとき、「5W1H」を活用すると、以下のように整理できます。

会議の要約（5W1H）
・Who（誰が）：企画部とマーケティング部が参加
・What（何を）：新規事業のターゲット市場を決定
・When（いつ）：来月からプロモーション開始
・Where（どこで）：国内市場を中心に展開
・Why（なぜ）：競合との差別化が必要なため
・How（どのように）：SNS広告を活用し、認知度を高める

このように、5W1Hを取り入れることで、抜け漏れのない要約が可能になります。

「主観」を排除し、客観的な情報をまとめる

要約を作成する際に注意すべき点の一つが、個人の主観を入れすぎないことです。
特に、上司やクライアントへの報告では、「事実」と「意見」を分けて伝えることが重要になります。

【実際のビジネスシーンでの活用例】

例えば、会議で次のような発言があったとします。

「このプロモーション戦略は、すごく良いと思います。効果が出るはずです。」

このままでは主観的な表現が多く、誰が見ても同じ解釈になるとは限りません。
そのため、以下のように「事実」と「意見」を整理することで、要約の質を向上させることができます。

事実：「プロモーション戦略について議論し、ターゲット層への影響を分析した。」
意見：「複数のメンバーが、この戦略の効果に期待できると発言。」

このように要約すると、客観的な情報が伝わりやすくなり、報告の信頼性が向上します。

「読者目線」で分かりやすく伝える

要約は、自分が理解できていればOKではなく、「相手が分かりやすく理解できるか」が最も重要です。
特に、専門用語が多すぎると聞き手に伝わりにくくなるため、なるべくシンプルな表現を心がけましょう。

【実際のビジネスシーンでの活用例】

例えば、IT系の会議で次のような発言があったとします。

「APIの仕様変更により、データの取得方法が非同期通信に変わります。」

ITに詳しい人には理解できる内容ですが、非エンジニアのメンバーには分かりにくい可能性があります。
この場合、要約を作成するときに、誰でも理解しやすい表現に変えると伝わりやすくなります。

シンプルな要約：「システムの仕様変更により、データの取得方法が変わる予定。これにより、一部の処理速度が向上する見込み。」

このように、聞き手の知識レベルを考慮しながら要約を作成することが大切です。

要約スキルは、単に情報を整理するだけでなく、チーム内のコミュニケーションや意思決定のスピードを向上させるという大きなメリットもあります。
ここでは、要約を活用することで、どのようにコミュニケーションが改善されるのかを具体的に紹介します。

チーム内の情報共有をスムーズにする

チームで仕事を進める際、「誰が何をしているのか」を素早く共有することが重要です。
しかし、会議のたびに長い報告書を読んでいると、時間がかかりすぎてしまいます。

【実際のビジネスシーンでの活用例】

例えば、毎週の定例会議で、各メンバーが進捗を報告する場面を想像してください。
それぞれが長々と話すと、時間がかかりすぎてしまいます。

このような場合、各メンバーが要約を意識することで、短時間で効率的に情報共有ができるようになります。

【NG例】「先週はプロジェクトの仕様調整を行いました。その後、デザインの調整もして、クライアントといくつかの修正点を話し合いました。まだ細かい調整が必要ですが、おおよそ方向性は固まりました。」

【OK例】「プロジェクトの仕様とデザインを調整済み。クライアントとの確認を経て、残りの修正作業に入る予定です。」

このように、短くても伝わる要約を心がけることで、会議の時間を有効活用できます。

クライアントとのやり取りをスムーズにする

クライアントとのやり取りでは、「ポイントを押さえた要約」が信頼関係を築くカギになります。
長すぎる説明は、相手にとって負担になるため、重要な点だけを簡潔にまとめることが求められます。

【実際のビジネスシーンでの活用例】

例えば、クライアントへ提案内容を送るとき、次のように要約すると分かりやすくなります。

【NG例】「今回のご提案は、弊社の最新技術を活用し、さまざまな業界で実績のある方法を用いたものです。今後の市場トレンドを見据え、御社の事業にマッチしたソリューションとしてご検討いただければと思います。」

【OK例】「今回のご提案は、最新技術を活用したソリューションです。市場トレンドを踏まえ、御社の事業に適した形で導入可能です。」

このように、要点を簡潔にまとめるだけで、相手に伝わりやすくなります。

文章の要約スキルは、ビジネスにおいて欠かせない能力の一つです。

・結論を先に伝える
・キーワードを抽出する
・曖昧な表現を避ける
・音声テキスト化ツールを活用する
・リアルタイムで要点を整理する

これらのスキルを身につけることで、会議の議事録や報告がスムーズになり、業務の効率も格段に向上します。ぜひ、実践してみてください！