ビジネスにおいて、通話や録音内容といった音声データは、貴重な情報的経営資源です。これらを蓄積するだけでなくテキスト化できれば、一層音声データを有効活用できます。
音声データのテキスト化、いわゆる文字起こしをすれば、具体的にはどのように活用できるのでしょうか。

この記事では、文字起こしのメリットや法人向けの文字起こしサービス、導入事例などを解説します。音声認識技術は年々進化しており、現在は幅広い業種・業界で活用されています。文字起こしサービスの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

文字起こしサービスとは、音声データを自動でテキスト化してくれるサービスのことです。文字起こしサービスを使わずにテキスト化するには、人が録音データを聞き、手動で文字起こしをする必要があります。音声データが数十分から数時間に及ぶと、非常に労力がかかるのです。

そこで、文字起こしサービスを使えば自動でテキスト化できるので、文字起こしの手間を大幅に削減できます。

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文字起こしサービスのメリットは、文字起こしにかかる手間の削減以外にも挙げられます。ここでは、文字起こしサービスを使う主なメリットを紹介します。

コア業務に集中できる

文字起こしをサービスに任せられるため、従業員がコア業務に集中できます。音声認識の精度によっては、文字起こし後に修正が必要な可能性はあります。しかし、文字起こしサービスを使わない場合と比べると、大幅に手間を削減できるので、業務効率化が図れます。

迅速にテキストデータを共有できる

文字起こしサービスを使うと、使わない場合に比べて、テキスト化にかかる時間を大幅に削減できます。そのため、テキストデータの迅速な共有が可能です。会議や打ち合わせの議事録の共有が早ければ早いほど、参加者や取引先の満足度向上も期待できます。

複数の言語に対応できる

複数の言語に対応できる文字起こしサービスであれば、グローバルな会議や打ち合わせの音声データであっても、スムーズにテキスト化ができて便利です。

文字起こしサービスにはさまざまなメリットがありますが、デメリットもあります。あらかじめデメリットも把握し、導入を検討する際の参考にしてください。

雑音が多いと音声認識の精度が落ちる

文字起こしサービスで扱う音声データは、なるべく雑音が入らないよう注意が必要です。雑音が多いと音声認識の精度が落ちてしまい、結果として人手での修正作業が増えてしまいます。音声データを取得する際は、雑音の有無を確認してから実行することが大切です。

100％正確には文字起こしできない

文字起こしサービスを使っても、専門用語や方言などが正確に反映されるとは限りません。人手による文字起こしよりも作業負担は大幅に削減できますが、テキストの確認や修正作業は発生します。専門用語は辞書登録を行うなど、別途作業が発生する可能性があります。

業界全体として、認識率や正確性の精度向上は課題としてまだまだ残っていると言えます。

そもそも文字起こしはどのようなシーンで利用されているのでしょうか。ここでは、主な利用シーンを紹介します。当てはまるシーンがあれば、文字起こしサービスの導入を前向きに検討してください。

会議や打ち合わせなどの議事録

社内・社外を問わず、会議や打ち合わせの議事録作成にあたって文字起こしが利用されています。文字起こしサービスを使えば「いつ・誰が・どのような」発言をしたのか、自動でテキスト化できて便利です。

インタビュー

インタビュー中に録音した音声データもテキスト化されることが多い傾向があります。長時間に及ぶインタビューでも、文字起こしサービスなら自動でテキスト化ができるので、
業務効率化が図れます。

電話応対

ビジネスにおいて電話応対は欠かせません。とくに、コールセンターでの電話応対は、顧客満足度に大きく影響を与える重要な部分です。録音データをテキスト化し、評価・分析することで、応対品質の向上に役立てられます。

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現在は、あらゆる文字起こしサービスが展開されています。ここでは、法人向け文字起こしサービスの中で、とくに人気のサービスをピックアップしました。まずは、シェアが高く、人気のサービスの特徴を掴んでみてください。

AmiVoice®ScribeAssist（株式会社アドバンスト・メディア）

国内トップシェアを誇る音声認識技術「AmiVoice®」が搭載されている議事録作成サービスです。「AmiVoice®」はビジネスに特化した音声認識技術なので、他のサービスと比べて専門用語への対応力が期待できます。オフラインの環境下でも音声認識・テキストファイルの保存が可能な点も便利です。

詳しくはコチラ
https://www.optsp.co.jp/product/scribeassist/

COTOHA Meeting Assist（NTTコミュニケーションズ株式会社）

発言者と発言内容を時系列でわかりやすく収録することに長けている議事録作成サービスです。また、テキスト化されたファイルは、ユーザーごとに専有のクラウドサーバーで管理されます。機密情報や個人情報を含む内容でも、セキュリティ面で安心して使えるサービスです。

詳しくはコチラ
https://www.ntt.com/business/services/application/ai/cotoha-ma.html

AI GIJIROKU（株式会社オルツ）

Zoomなどのオンライン会議ツールと連携して利用できる議事録作成サービスです。オンライン会議中、リアルタイムで発言内容を字幕表示できます。会議終了後には議事録が作成できているため、迅速かつ容易に共有できる点が魅力です。

詳しくはコチラ
https://gijiroku.ai/

実際のビジネス現場では、どのように文字起こしサービスが活用されているのでしょうか。ここでは、法人での文字起こしサービスの活用事例を紹介します。

電話応対での活用事例（保険会社）

従来は、顧客の希望に沿う商品選択ができているか、電話応対の内容を1件ずつ聞き取り、確認作業を行っていました。長時間の確認作業による疲労から、聞き漏らしや認識齟齬が発生していたため、文字起こしサービスの導入に至ります。導入後はテキストデータでフィードバックができ、聞き取るための労力と人的ミスの削減に繋がりました。

人事面談・面接での活用事例（建設業）

従来、人事面談・面接時の記録は、録音データをと面談・面接中に控えた簡単なメモでした。担当者がメモをとることに気を取られ、対話に集中できないことがあり、文字起こしサービスの導入に至ります。導入後は、対話に集中できたうえ、録音データのテキスト化が容易になり、面談・面接の全体像の把握ができるようになりました。

コールセンターでの活用事例（運輸業）

顧客応対品質の向上に向けて、文字起こしサービスを導入しました。ベテランオペレーターの発話内容をテキスト化することで、ノウハウの共有がしやすくなります。また、各オペレーターも自身の発話内容を客観的に確認できるため、改善点が見つけやすくなりました。

この記事では、文字起こしの利用シーンやメリット、法人向けの文字起こしサービス、導入事例について解説しました。文字起こしサービスは、サービスによって特徴や料金形態が異なります。どのようなシーンで、どのような課題解決のために文字起こしサービスを利用するかを検討することが大切です。

文字起こしサービスの利用は、社内の業務効率化や、テキストデータを生かした顧客応対品質の向上にも繋がります。自社にとって最適な文字起こしサービスを選び、ビジネスに生かしてください。