現代社会においてITツールの生み出すさまざまなメリットが着目されています。多くの会社で「ぜひITツールの導入を！」と前向きが検討がなされていることでしょう。
しかし、ITツールを導入したからといって、必ずよい結果につながるわけではありません。

今回は、誤った導入法による失敗事例を解説しながら、成功するためのポイントについて解説を行っていきます。

ITツールを導入さえすれば、必ずしも会社の利益が向上するというわけではありません。
考えのない導入の結果、このような失敗をしてしまう可能性もあるのです。
ありがちな失敗例をみていきましょう。

現場が使ってくれない、あるいは使う機会がない

せっかく高い費用をかけて導入したITツール。
これで業務効率も改善と思いきや、意外なことに営業所内のスタッフの反応は冷ややか、といったような失敗が起きるかもしれません。

導入したITツールを社員の誰も使ってくれず、今までの方法で業務を遂行しようとするといった状況の発生。いくら使うように念押ししても、時間が経てば結局元のやり方に戻ってしまうので、導入自体が無意味となるケースです。
例えば、営業サポートのためのいわゆる「SFA」と呼ばれるツールを準備しても、使われないのであれば意義を失います。

社内の業務、環境とかみ合わない

「ITツールを使えば、きっと会社はよくなる！」と考えること自体はよいのですが、残念ながらITツールは魔法ではありません。
導入したツールと改善したい業務の内容が噛み合わなければ、思ったような効果を得ることが難しくなるのは明らかです。

たとえば、データをクラウドでやりとりできるツールを導入したのに、ネット環境が原因で満足にやりとりが行えず、結局記録媒体を直接手渡しした方がマシだったといったケースが考えられるでしょう。

いまいち役立っている実感がない

ITツールを導入したはいいものの、それからどうなったかが把握できていないというケースです。
業務フロー自体はたしかに変化しているものの、改善しているかどうかはっきり確認できず、いまいち役立っているかどうかわからないといったような状態を指します。

そのような状態では、それほどツールの価値を実感できないでしょう。
時間が経つに連れて維持費ばかりが目につき、早計な判断で利用を止めてしまう結果を招くかもしれません。
その途端業務が悪化した、というのであれば大失敗だと言えます。

ちゃんとしたサポートが受けられない

導入したい企業側に非はなくとも、ITツールの販売管理を行っている業者に問題があるというパターンも考えられます。
誠実で信頼性の高い業者が存在する一方で、その逆の業者もまた存在しているのです。

高い費用を支払って導入したITツールがまともに動かない。
解決のため業者に連絡してみても、まともな答えが返ってこない・・・。

このような失敗は決してあり得ないことではなく、むしろネットでさまざまな業者へアクセスがしやすくなった分、危険性は増しているのです。

なぜ、ITツールを導入する際に上記のような失敗をしてしまうのでしょうか。
その要因はさまざまですが、簡潔に言えば「意識の甘さ」「知識の無さ」等が挙げられます。

現状把握がまったくできていない

ITツールを導入するという計画の元を辿れば、何か解決すべき問題が生じているはずです。
ITツールはそうした社内業務の問題や課題を解決するためのものなのです。
しかし、ITツールの目新しさに目が眩むなどして、「現在生じている問題や課題」をはっきりさせないまま導入を決めてしまうことがあります。

問題がはっきりしていなければ、効果的なITツールをうまく選ぶことはできません。
そのため、「ITツールを導入したのにいまいち使い道がない」という結果となるのです。

導入すること自体が目的となってしまう

「手段の目的化」ということばをご存知でしょうか。
ある目標を達成するための手段それ自体が、いつの間にか目標そのものに変化してしまうことを意味します。
こうした状態はITツール導入の際にも起こり得ます。

新しい技術で成り立つITツールは、それ自体がとても魅力的です。
そのため、導入自体に満足してしまい、その後の業務改善のことがまったく考えられていないといった状況ができあがってしまうのです。
これでは結局満足に活用されることなく、いつの間にか忘れ去られているという結末にもなりかねません。

社内のITスキルが低い

ITツール導入失敗の要因としては、スタッフのITスキルも関連してきます。
多くのITツールの操作には、それなりにデジタル機器を操作できるスキルが必要です。
それほど高度なものではありませんが、パソコン等の操作に慣れていない方にとってはそう簡単ではありません。

いくら高性能なITツールがあっても、満足に操作できなければ意味がありません。
社内のITスキルが充分でなければ、業務改善も失敗に終わるでしょう。

それでは、ITツールで業務改善を成すためにはどうすればよいのでしょうか。
それは、以下のようなポイントに気を付けることです。

現状の「問題」「原因」「解決法」を明確化

現在、社内を取り巻く問題について把握し、目に見える形にすることがまず必要です。
「いったい何が問題なのか」「原因は何か」「そのための解決法は何か」をはっきりさせましょう。

「問題」「原因」「解決」の三要素がはっきりしていれば、どのようなITツールを導入すればよいかおのずと明らかになるでしょう。
これだけでも、失敗の可能性を大きく減少させることができます。

他社の成功事例を知ることも重要です。
自社の業務にあてはめてみて、活用できるかどうか検討してみるのもよいでしょう。

【CTIの活用とは？店舗における成功のポイントと事例を解説】
https://www.optsp.co.jp/blog/blog-5388/

【電話応対の業務改善にも役立つ「kintone」でできること・活用のポイントとは】
https://www.optsp.co.jp/blog/blog-4875/

導入前研修の実施

ITツールを導入していても、それをうまく操作できなければまったく意味はありません。
だからこそ、ちゃんとした操作法を事前に社員に周知させておきましょう。
そのための事前研修を実施するのです。

また、事前研修の際には「いったいなぜこのツールを導入するのか」「このツールを使ってどのような効果を見込んでいるのか」ということも説明しておきましょう。
社員の中には、今までのやり方を変えられることに抵抗を感じる方もいるはずです。
そういった方々を納得させられる説明を事前に行っていれば、後々の摩擦を防ぐことができます。

導入後の変化を数字で計測し、目標と比較

導入したはいいものの「どの程度把握したのか」が分からなければ、その効果を実感することはできません。
よって、導入後の変化を数字で計測し、事前に定めた目標値と比較できるような取り組みが求められます。

一部のITツールには、集積したデータを分析して出力するシステムが同梱されています。
そうしたものを有効活用しながら、改善の状況をしっかりチェックしておきましょう。

何も考えず、ただ物珍しさに釣られ「ITツール導入すればなんとかなる」という気持ちでいると、ほとんどの場合よくない結果につながります。
ITツールをどのように利用すれば業務を改善できるのか、しっかり考えた上で導入を検討していきましょう。