テレワークが推奨される現代、スムーズに移行したいところです。電話業務の対応について、課題を感じる企業も多いため、対処法を取っていきましょう。

今回の記事では、テレワークで電話業務ができる仕組み、悩み、対処法、重要となる理由についてご紹介いたします。

テレワークでは、専用のアプリを使って電話業務をおこなうことが主流となります。
個人の電話番号を知らなくても、発信、着信が可能です。

転送機能があるサービスを利用すると、発行番号を控えている端末に、一斉に電話をかけることができます。
一人が電話の応答に出ることで、呼び出しが終了する仕組みです。

Webカメラを使用することで、互いの顔を見て通話がおこなえます。

テレワークでは電話業務ができる仕組みはありますが、離れた場所でおこなう仕事であるからこそ悩み問題も生じてきます。

テレワークの電話業務に関する悩みは以下となります。

コミュニケーションがとりにくい

社員同士、離れた位置からコミュニケーションを取る必要があるため、意思疎通がうまくいかないことです。
互いに仕事の進捗を共有するところから始まるため、時間のロスにもつながります。
「言葉」を通して相手とコミュニケーションを取る必要があるため、聞き取りにくい箇所があるたび、話の腰を折りやすいです。
業務にも支障が出る恐れがあります。

すぐに電話がつながらない場合がある

テレワーク中は、各自のペースで仕事をするため、電話業務もすぐに応答できない場合があります。
不在着信がある場合、折り返しの電話が必要になります。
通話が繋がるまで、両者の呼び出しが続くことも珍しくありません。

相手の様子がわからない

在宅で仕事をしているため、相手が今どのような状況であるかわかりません。
業務に集中している状態なら、電話をするのを数時間遅らせることもできます。
また、きちんと仕事に取り組んでいる状態かもわかりません。
可視化できない状況も、ストレスを溜めやすいです。

重要な内容を忘れやすい

テレワーク中、重要な内容は、メールのみではなく電話で伝えることも多いです。
電話でのコミュニケーションは、対面で話しを聞くより、印象が薄いものになりがちです。
一度聞いた内容も、メモを取らなければそのまま忘れてしまいます。
折り返しの電話を入れるアクションが必要となるため、場合によっては「仕事のやる気がない」と受け取られやすいです。

テレワークの電話業務に関する悩みの対処法は以下となります。
対策を取ることで、意思疎通のズレから生じる悩みについて解放されます。

スケジュールを共有する

社員同士、テレワーク中のスケジュールを共有することです。
仕事の進捗状況、対応している業務などを明確にすることで、相手に対する配慮も生まれます。電話業務も円滑におこなえます。
また、テレワーク開始時と終了時には、上司に報告を入れると、仕事とプライベートのメリハリもつきやすいです。

携帯電話を利用する

スマートフォン・携帯電話を持ち運び、急な電話業務にも備えることです。
電話サービスを利用している場合、転送の連絡も携帯電話に届く設定にしましょう。
休憩中であっても、いち早く連絡に気が付けます。

電話の通話録音サービスを利用する

テレワークの電話業務は、重要な内容を共有することも多く、一度聞き逃すと電話の掛け直しが必要です。
通話録音サービスを利用すると、業務内容の確認も簡単にできます。

携帯電話の録音サービスの詳細は以下をご覧ください。

NTTドコモ向け携帯録音サービス「FlexDPlayer」はこちら
https://www.optsp.co.jp/product/flexdplayer.html

ソフトバンク向け録音サービス「FlexPlayer for SoftBank」はこちら
https://www.optsp.co.jp/product/fp4sb/

その他キャリアの録音サービス「FlexPlayer」はこちら
https://www.optsp.co.jp/flexplayer4mobilerec/

電話通話の文字化をおこなう

通話内容をテキスト化することで、重要なワードの検索も簡単です。
上司からの電話も、全文を読むことで何を伝えたいのかがピンポイントでわかります。
電話中、メモを取る必要もなくなるため、業務の効率化にも役立てられます。
企業の情報を共有しやすくなるため、情報資産として活用することも可能です。

テレワークでは、遠隔地の人とも仕事をする必要があるため、電話業務が重要となります。
メールよりも、伝えたいことが明確にわかります。
言葉のリアクションがすぐに返ってくる部分も強みです。なくてはならないコミュニケーションツールの一つです。
普段から使い慣れておくことでテレワークが主流になる世の中でも、便利に使いこなせます。
今後も、テレワークが重要となる企業が増える見込みから、仕事の効率化を図るため対処法をとることが大切です。

テレワークで電話業務をおこなう場合、コミュニケーションを取りにくいなどの、悩みがつきものです。
仕事の重要な話も、なかなか相手に伝わらなかったり、意思疎通のズレが生じたりすることがあります。
電話の通話録音サービスを利用したり、音声文字のテキスト化ができるシステムを取り入れたりすると、業務の効率化も向上します。
今回は、テレワークの電話問題と対処法についてご紹介いたしました。